Sind rechtssichere Unterweisungsnachweise gewährleistet?

Ja, rechtssichere Unterweisungsnachweise sind in den Online-Unterweisungen von capitoo stets inbegriffen.

Rechtssichere Unterweisungsnachweise setzen keine handschriftliche Unterschriften durch die Unterwiesenen voraus.* In den allgemeingültigen rechtsverbindlichen Gesetzen (ArbSchG) und Vorschriften (DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“, vormals BGV A1) werden Unterweisungsnachweise, aber keine handschriftliche Unterschriften zur Dokumentation von Unterweisungen gefordert.

Deshalb bietet capitoo eine rechtsichere und papierlose Alternative, die Arbeitgeber und Unterweisungsverantwortliche in der Dokumentation von Unterweisungen entlastet.

Rechtssichere Unterweisungsnachweise durch elektronische Authentifizierung statt Unterschrift

In hochsensiblen Bereichen wie z. B. dem Geldverkehr werden handschriftliche Unterschriften längst durch die persönliche, elektronische Authentifizierung mittels PIN-Codes und Transaktionsnummern (TAN) ersetzt. Während PIN-Nummern für mehrere Transaktionen in einem bestimmten Zeitraum gültig sind, dienen TANs der einmaligen Authentifizierung für eine bestimmte Transaktion.

Das TAN-Verfahren von capitoo

Um den eindeutigen Nachweis zu liefern, dass eine bestimmte Person (Ihr Mitarbeiter) eine bestimmte Transaktion (die Unterweisung) durchgeführt hat, arbeitet capitoo mit dem TAN-Prinzip. capitoo generiert einmalige Unterweisungs-TANs, die ihren Mitarbeitern eindeutig zugewiesen und rechtssicher zugestellt werden.

Die TAN ist jeweils nur für eine Unterweisung gültig. Wird die Unterweisung durch den Mitarbeiter nach bestandener Erfolgskontrolle abgeschlossen, verfällt die TAN und der Arbeitgeber bzw. Unterweisungsverantwortliche (z. B. Arbeitsschutzbeauftragte/r) erhält automoatisch die Benachrichtigung, dass die Schulung durch den jeweiligen Mitarbeiter absolviert wurde (Unterweisungsnachweis).

Da die Unterweisung erst nach bestandener Erfolgskontrolle abgeschlossen wird, werden zusätzlich auch die Empfehlungen der DGUV-Regel 100-001 erfüllt und die Rechtssicherheit weiter gestärkt (Verständnisprüfung gem. Punkt 2.3.1 Abs. „Unterweisung mit elektronischen Hilfsmitteln“ und Punkt 2.3.2).

*Ausnahmen beachten

Zu bestimmten Unterweisungsthemen werden Anforderungen an die Unterweisungsdokumentation in den jeweiligen themenspezifischen Gesetzen oder Verordungen konkretisiert und eine Unterschrift explizit gefordert (z. B. § 14 Abs. 2 GefStoffV, § 36 Abs. 4 RöV). Es sollte deshalb stets geprüft werden, ob eine themenspezifische Vorschrift exisitiert und darin konkrete Anforderungen an die Unterweisungsdokumentation gestellt werden. Auch für Unterweisungsnachweise mit Schriftformerfordernis bietet capitoo passende Lösungen!

Siehe auch FAQs:

Sind die BG-Anforderungen an Online-Unterweisungen erfüllt?

Wie müssen Unterweisungen dokumentiert werden?

Hier geht es zu den Unterweisungen: